Adjoint.e administratif.ive

La Fédération des coopératives funéraires du Québec (fcfq.coop/la-federation/) est la structure regroupant 19 coopératives réparties à travers le Québec. L’équipe de professionnels de la Fédération rend des services au quotidien à ses coopératives membres et recherche actuellement un.e : 

ADJOINT.E ADMINISTRATIF.IVE

Relevant de la direction générale de la Fédération, l’adjoint.e administratif.ive effectue la coordination et la gestion des imprimés pour le réseau des coopératives funéraires. Il.elle apporte un soutien administratif aux directions de la formation et des ressources humaines. Il.elle effectue certaines tâches de comptabilité pour la Fédération. Enfin, il.elle assure un soutien administratif en appui à la direction générale et aux membres de l’équipe de travail.

Votre quotidien à la Fédération

Gestion des imprimés (40%) :

Assurer la gestion complète des imprimés produits par la Fédération;

• Réviser chaque imprimé selon le calendrier des publications;
• Préparer en envoyer les bons de commandes aux coopératives, faire les rappels et assurer le suivi;
• Adapter et personnaliser les imprimés; faire approuver la personnalisation;
• Gérer les impressions : devis d’impression, envoi des documents à l’impression et approbation des épreuves;
• Confirmer les livraisons aux coopératives : assurer le suivi des livraisons et effectuer la facturation.

Soutien à la direction générale (60%) :

• Assurer un soutien administratif à la direction générale et aux membres de l’équipe de direction.
• Recevoir et diriger la correspondance du directeur général.
• Assurer la mise à jour des informations générales de la Coopérative auprès des instances gouvernementales.
• Assurer la gestion de la documentation : classement et archivage des documents et la mise à jour annuelle de documents.
• Supporter la direction générale dans la gestion de la conformité des réglementations et statut de la coopérative.
• Rédiger, préparer, réviser et envoyer des documents officiels et à caractère légaux ou corporatif, diverses communications et présentations tant à l’interne qu’à l’externe.
• Gérer des calendriers et des listes d’envoi.
• Participer activement à l’amélioration du fonctionnement administratif et de l’élaboration de procédures.
• Filtrer les appels, gérer les agendas, et prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements, les réunions et les événements.
• Effectuer les réservations, les rappels et le suivi des inscriptions pour les différentes activités associatives et réseau (tables de concertation, comités, congrès annuel, rencontres, etc.);
• Agir à titre de personne-ressource auprès des membres du conseil d’administration (CA) : gérer les communications, les demandes, les accès informatiques, et assurer un support technique au besoin.
• Planifier et organiser le calendrier des réunions du conseil d’administration.
• Rédiger, réviser, préparer et acheminer la documentation requise pour les réunions du conseil d’administration et de ses comités.
• Assurer la logistique des réunions du conseil d’administration et le support technique des comités.
• Effectuer un soutien clérical et logistique aux différents comités internes.
• Veillez à la mise jour annuelle des politiques de gouvernance et de vie associative.
• Effectuer toute autre tâche cléricale et logistique liées aux activités de gouvernance.
• Gérer les listes d’envoi et assurer les retours de la documentation associative.
• Effectuer toute autre tâche collaborative.

Vos Compétences clés :

• Excellent français écrit;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Bonne gestion des priorités, aptitudes à la coordination et sens de l’organisation;
• Rigueur et minutie dans l’exécution des tâches;
• Esprit d’équipe, débrouillardise et autonomie;
• Facilité à communiquer et à interagir avec les différents partenaires;
• Respect et courtoisie dans toutes les communications.

Votre Profil :

• DEC en techniques de bureautique ou l’équivalent;
• 7 ans d’expérience pertinente;
• Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, Powerpoint);
• Connaissance des outils Google (Drive, Forms, etc.) est un atout;
• Maîtrise des outils de vidéoconférence (Zoom, Teams);
• Communication fonctionnelle en anglais est un atout;
• Expérience en milieu coopératif constitue un atout.

 Vos Avantages:

• Salaire concurrentiel et programme de bonification annuel;
• Horaire flexible en présentiel : Du lundi au vendredi, 35 heures/semaine;
• Assurances collectives, RÉER collectif, allocation activités physiques, stationnement sur place.

Votre profond désir de faire vraiment une différence pour vos clients est votre carburant pour vous dépasser et pour répondre à leurs attentes et leurs besoins.

Vous ferez partie d’une équipe de professionnels aux expertises variées au sein d’une fédération dynamique et engagée qui fournit des services à ses coopératives membres.

Nous voulons vous accueillir dans la grande famille de la coopération québécoise, plus particulièrement celle du domaine funéraire, comme adjoint.e administratif.ive. Nous aimerions vous connaître davantage. Faites-nous parvenir votre candidature le plus rapidement possible à Jimmy Fournier, Directeur RH : jfournier@fcfq.coop.

Fédération des coopératives funéraires du Québec

548 Dufferin, Sherbrooke (QC), J1H 4N1   Téléphone: 819.566.6303, poste 225