Assistant à la coordination des événements funéraires - Concours 20-ACEF-01

Coopérative funéraire des Deux Rives

Date limite des candidatures : Aucune

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Les champs de responsabilités associés à ce poste sont:

Coordination d'événements funéraires (40%)

  • En fonction des activités funéraires prévues et des ressources disponibles, assigner et convoquer les ressources humaines et matérielles de façon optimale.
  • Transmettre les informations et documents pertinents et nécessaires aux ressources concernées.
  • Se coordonner avec les partenaires, sous-traitants, fournisseurs, intervenants et autres services et employés de la Coopérative nécessaires à la réalisation des activités prévues.
  • Détecter et investiguer les risques opérationnels dans la coordination des ressources ou la tenue des évènements funéraires et supporter le directeur adjoint aux évènements funéraires dans leur gestion.
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

Soutien administratif (35 %)

  • Tenir à jour la documentation nécessaire à la coordination des événements funéraires.
  • Assurer la garde et l’archivage des formulaires et de la documentation selon les standards établis.
  • Compiler les données et statistiques liées aux évènements funéraires.
  • Veiller à la disponibilité et la conformité des uniformes,  procéder à la prise d’inventaire et  supporter le directeur adjoint aux évènements funéraires dans la gestion de la tenue vestimentaire.

Support à la direction adjointe aux événements funéraires (15 %)

  • Participer aux processus d'accueil et d'intégration des nouveaux employés relevant du directeur adjoint aux événements funéraires.
  • Collaborer à la préparation et la tenue des activités du service.
  • Assurer une gestion de première ligne des situations problématiques, plaintes et urgences, et faire rapport à son supérieur.
  • Supporter la direction adjointe aux évènements funéraires dans l’évaluation et le maintien de la qualité de la tenue des évènements funéraires par les employés de la Coopérative.
  • Réaliser divers mandats. 

Collaboration aux événements funéraires (5 %)

  • Soutenir les équipes de la direction adjointe aux événements funéraires.
  • Agir comme personne ressource et porter assistance aux employés, clients et visiteurs lors de la tenue d’événements funéraires.

Gestion de la flotte automobile et des équipements funéraires (5 %)

  • Coordonner les ressources nécessaires à l'entretien et la maintenance des véhicules et des équipements funéraires.
  • Assurer l’adéquation de l’état et la propreté des véhicules et équipements funéraires avec les standards de qualité de la Coopérative.
  • Assurer un suivi des réparations et travaux sur les véhicules et équipements funéraires en se coordonnant avec les intervenants concernés.
  • Collaborer aux processus d’acquisition ou de vente de véhicules ou d’équipement funéraire.

Préparation du matériel, des fournitures et biens funéraires liés à la tenue d'événements funéraires (au besoin)

  • Assembler l'ensemble du matériel requis pour les événements funéraire en fonction des activités prévues, du contexte dans lequel ils se réalisent et selon les instructions du conseiller en organisation de funérailles.
  • Transférer les restes cinéraires et préparer les urnes, reliquaires et bijoux.
  • Coordonner le transport du matériel au lieu approprié.
  • Effectuer l’inventaire et gérer l’approvisionnement des biens et fournitures funéraires.

Exigences du poste

Compétences :

  • Sens des responsabilités, de la coordination et de l’organisation (gestion des priorités)
  • Facilité à travailler sous pression
  • Minutie et sens du détail
  • Autonomie
  • Proactivité
  • Discrétion
  • Image professionnelle
  • Excellent capacité de communication verbale et écrite (interpersonnelle et professionnelle)
  • Approche professionnelle et coopérative
  • Service client professionnel
  • Capacité à utiliser du matériel informatique et audiovisuel

Connaissances :

  • Environnement informatique Windows intermédiaire : Word, Excel et Outlook
  • Connaissance du logiciel de gestion funéraire (un atout)

Expérience :

  • Essentiel - Expérience minimale de 3 ans en service à la clientèle, logistique, approvisionnement, gestion d’évènements ou l’équivalent
  • Atout - Expérience en coordination
  • Atout - Expérience dans le domaine funéraire

Formation :

  • AEC en planification et gestion d'événements
  • Toute autre combinaison de formation et d'expérience pertinente aux responsabilités sera considérée.

Horaire de travail :

  • Du mardi au samedi (35 heures par semaine).

Salaire :

  • Entre 17,58 $ et 21,33 $ par heure selon l'expérience.

Autre :

  • Détenir un permis de conduire valide et un véhicule automobile.
  • Le poste est non-syndiqué.

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